Politique de confidentialité

Politique de confidentialité - de Protection des données en conformité avec le RGPD

Version 03/21

Cette présente politique globale relative à la protection des données à caractère personnel permet d’expliquer la façon dont nous collectons, utilisons et traitons les données à caractère personnel. Il est également indiqué les mesures que nous prenons afin d’assurer la protection de ces données et précise comment les personnes concernées peuvent nous contacter en relation avec leurs droits des personnes quant à leurs données collectées.

1. Qui sommes-nous ?

Vos données personnelles sont traitées sur la base de la législation applicable en matière de protection des données par Sandra Becker, Frédérique Gibon, et Yael Robyns, dans le cadre de leurs activités au sein de EnsoMediation (ci-après : "EnsoMediation", "nous", "notre", "nos"). Vous pouvez nous contacter par e-mail à contact@ensomediation.be.

Collecte et traitement de vos données à caractère personnel

2. Respect du droit européen en matière de protection des données à caractère personnel et de la législation locale applicable

Nous nous engageons à respecter la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel et à collecter et traiter les Données à caractère personnel conformément aux dispositions du droit européen en matière de protection des données à caractère personnel et de la législation belge applicable.

3. Licite, loyauté et transparence

Tout Traitement de Données à caractère personnel que nous opérons est réalisé de façon licite au sens du RGPD. Il est possible que nous soyons tenus de Traiter vos Données à caractère personnel dans le cadre (i) votre visite sur notre site web www.ensomediation.be (ci-après le « Site »), (ii) votre communication avec nous par e-mail, téléphone, nos réseaux sociaux (tels que Facebook, Twitter et LinkedIn, ci-après « Médias Sociaux ») et tout autre moyen de communication numérique, (iii) en lien avec la prestation de nos services et/ou de toute communication avec nous en tant que client ou fournisseur ; (iv) du respect d’une obligation légale qui nous incombe ; (v) de la sauvegarde de vos intérêts vitaux ou de ceux d’une Personne concernée ; (vi) de votre consentement préalable au Traitement en question ; (vii) des intérêts légitimes poursuivis par EnsoMediation, à moins que ne prévalent vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux ; et (viii) de l’exécution d’une mission d’intérêt publique ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont nous serions investis.

En accédant au Site et en l’utilisant, vous confirmez avoir pris connaissance et marqué votre accord de façon libre, spécifique, éclairée et univoque au Traitement des Données à caractère personnel vous concernant tels que prévus par la présente politique de confidentialité.

Ce consentement est une condition indispensable pour vous permettre d’entrer en relation avec nous. Toute prestation de services et tout contrat vous liant à nous est subordonné à votre acceptation de la présente politique de confidentialité.

Lorsque la législation locale applicable l’exige, nous vous demanderons votre consentement au préalable (par exemple, avant de collecter des Données à caractère personnel sensibles).

4. Légitimité du traitement, limitation de la finalité et minimisation de la collecte des données à caractère personnel

Les Données à caractère personnel sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne sauraient être Traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités.

Afin de nous permettre de vous fournir nos services, vous êtes tenus de nous communiquer certaines Données Personnelles. EnsoMediation traite vos données uniquement aux fins suivantes :

Pour permettre la communication entre vous et nous, pour laquelle nous comptons sur notre intérêt légitime pour pouvoir répondre à vos demandes, questions ou remarques ou pour vous contacter de manière proactive pour toute demande de renseignements (par exemple, lorsque vous utilisez notre formulaire de contact ou vous nous contactez par les médias sociaux, téléphone, e-mail ou tout autre moyen numérique)
Pour être en mesure de fournir les services que nous offrons et d’exécuter notre part du contrat (nous comptons sur notre intérêt légitime à pouvoir conclure des contrats avec nos clients et fournisseurs);
Pour effectuer des activités de marketing et d’informations promotionnelles des services proposés par EnsoMediation, après avoir obtenu votre consentement préalable et jusqu’à révocation de celui-ci ;
Pour gérer nos affaires courantes (par exemple la facturation et la gestion des relations), à cette fin nous comptons sur notre intérêt légitime pour gérer nos affaires de façon responsable et professionnelle ;
Pour nous défendre dans le cadre de procédures judiciaires, lorsqu'il est dans notre intérêt légitime d'utiliser vos données personnelles dans le cadre de ces procédures et pour satisfaire aux dispositions auxquelles nous sommes soumis, qu’elles soient d’ordre légal, réglementaire, administratif, général et spécifique ;
En tant qu’utilisateur du site www.ensomediation.be, lorsque vous nous contactez par le biais du formulaire de contact, par courriel ou par téléphone, les Données Personnelles permettant de répondre à votre demande et améliorer la qualité de nos services, le contenu du Site, ainsi que l’expérience globale, pour laquelle nous comptons sur notre intérêt légitime pour offrir à nos visiteurs un espace en ligne intéressant ;

Pour atteindre les objectifs susmentionnés, nous traitons les Données Personnelles suivantes :

les informations d’identification de base que vous nous fournissez, telles que le nom, l'adresse e-mail, l'adresse postale, le numéro de téléphone, l'entreprise pour laquelle vous travaillez, votre fonction ;
le contenu de votre communication et les détails techniques de la communication elle-même (avec qui vous correspondez de notre côté, date et heure, etc…) ;
les informations techniques associées à l'appareil que vous utilisez, telles que votre adresse IP, le type de navigateur, l'emplacement géographique et le système d'exploitation ;
des informations concernant votre comportement de navigation, telles que la durée de votre visite, les liens sur lesquels vous cliquez, les pages que vous visitez et le nombre de fois que vous visitez une page ;
toute autre donnée personnelle que vous choisissez de nous fournir.

Nous pensons que les finalités susmentionnées du traitement de vos données personnelles sont conformes aux attentes raisonnables de quiconque.

5. Destinataires des Données Personnelles et garantie en cas de transfert vers des pays tiers

Vos Données Personnelles en notre possession sont traitées principalement par les médiatrices d’EnsoMediation. Nous tenons à souligner que pour nous, en tant que médiatrices agréées, le secret professionnel et la confidentialité sont d'une importance capitale. Cela signifie que nous ne traiterons vos données personnelles que lorsque cela est autorisé, compte tenu de ces obligations de confidentialité.

Pour la réalisation des finalités décrites à l’Article 4, nous sommes susceptibles de transmettre vos

Données Personnelles :

A vous-même ou à votre représentant légal (administrateur provisoire, médiateur), à votre représentant (conseil professionnel, avocat) ou à toute autre personne mandatée ou autorisée à cet effet par vos soins ;
A des tiers (les « destinataires ») :

Des fournisseurs de services externes et en particulier des fournisseurs de services informatiques et d’hébergement ;
Notre comptable et réviseur d’entreprise qui sont tenus à une obligation de confidentialité ;
A vos avocats, huissiers de justice, experts et à la Justice en cas de contentieux et à vos créanciers et leurs huissiers dans le cadre d’une procédure exécutoire;
Nos avocats, huissiers de justice, expert.

Toute personne qui a accès à vos données personnelles sera toujours tenue par des obligations légales ou contractuelles de préserver la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles.

De manière générale, nous ne divulguerons pas publiquement vos données. Nous ne transmettons pas vos données personnelles de manière identifiable à des tiers autres que ceux mentionnés ci-dessus sans votre consentement explicite à cet effet. Vous comprenez toutefois que si vous utilisez nos Médias Sociaux, vos données à caractère personnel sont également traitées par les fournisseurs de Médias Sociaux.

Nous vous informons également qu’en remplissant notre formulaire de contact sur notre Site, vos données transiteront par l’application de notre fournisseur de site web Webflow. Webflow utilise des mécanismes de transfert de données approuvés pour transférer vos données personnelles à l'intérieur et à l'extérieur des États-Unis et d'autres juridictions. Ils s’appuient sur les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne comme mécanisme juridique dans la mesure nécessaire pour les transferts de données des États-Unis vers un pays en dehors du Royaume-Uni, de l'UE, de l'EEE ou de la Suisse, dans la mesure où ces transferts ont lieu (pour plus d’information, nous vous invitions à consulter la politique de confidentialité de Webflow disponible sur https://webflow.com/legal/privacy).

6. Durée de conservation des données collectées

Après analyse, comme le RGPD impose que les données que nous collectons doivent être détruites après une durée fixe, EnsoMediation a décidé que les données seront effacées en tenant compte des périodes précisées dans le registre de traitement et en regard des recommandations de l’autorité de tutelle.

Nous conserverons vos Données Personnelles pour une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et définies au point 3.

Au-delà̀ de la réalisation de ces finalités, EnsoMediation est susceptible d’archiver certaines Données Personnelles, pour une période n’excédant pas 10 ans, afin d’être en mesure de défendre ses droits en justice, de se conformer à ses obligations, notamment en matière fiscale et aussi longtemps que nécessaire pour communiquer avec vous, mais aussi pour conserver une archive historique de nos communications. Cela nous permet de revenir aux communications antérieures si vous nous revenez avec de nouvelles questions, demandes, remarques ou autres commentaires.

7. Sécurité des données à caractère personnel

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les Données à caractère personnel contre une modification ou perte accidentelle ou illicite ou contre une utilisation, une divulgation ou un accès non autorisé.

Ces mesures concernent entre autres :

La sensibilisation des médiatrices au respect de leur engagement de confidentialité ;

La sécurisation au niveau de l'accès physique ;
La sécurisation au niveau du matériel ;
Des pare-feux bloquent le trafic non autorisé.
La gestion des accès : les médiatrices ont accès en fonction des besoins pour l’exécution de leur travail et des nécessités requises par le service.
La sécurisation contre les virus et accès à internet : les ordinateurs fixes et portables sont équipés des logiciels anti-virus nécessaires.
La continuité du service est assuré via des moyens de sauvegarde redondants.

Néanmoins, EnsoMediation ne peut être tenue responsable du détournement de ces données par un tiers malgré́ les mesures de sécurité́ prises, ni de la perte, de la corruption ou du vol de données personnelles causés notamment par la présence d’un virus ou suite à des attaques informatiques.

8. Les droits des personnes concernées

EnsoMediation s’engage à faciliter l’exercice des droits des personnes conformément à la réglementation applicable.

Voici la liste des droits des personnes :

1. Droit d’accès : permet à toute personne de demander à EnsoMediation si elle a des données la concernant.

2. Droit de rectification : La personne qui constaterait, notamment après avoir exercé son droit d’accès, qu’il y a une ou plusieurs erreurs dans les données dont EnsoMediation dispose à son sujet, peut lui demander de les rectifier.

3. Droit à l’effacement / Droit à l’oubli : le droit à l’oubli permet que les Données à caractère personnel soient effacées lorsque :

les Données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
la personne décide de retirer son consentement ;
la personne s’oppose au Traitement de ses Données à caractère personnel ;
ses Données à caractère personnel ont fait l’objet d’un Traitement illicite ;
ses Données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale ;
leur effacement est obligatoire pour garantir le respect de la législation applicable.

4. Droit à la limitation du traitement : une personne peut demander à limiter le Traitement lorsque :

elle conteste l’exactitude de ses Données à caractère personnel ;
EnsoMediation n’a plus besoin de ses Données à caractère personnel aux fins du traitement;
elle s’est opposée au Traitement pour des motifs légitimes.

5. Droit à la portabilité des données : Le cas échéant, la personne peut demander la portabilité des Données à caractère personnel lui concernant qu’elle aurait communiquées à EnsoMediation et ce dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et a le droit de transmettre ces Données à caractère personnel à un autre Responsable du traitement sans que EnsoMediation y fasse obstacle, lorsque :

le Traitement de ses Données à caractère personnel est fondé sur son consentement ou sur une relation contractuelle existante ; et
le Traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.
Elle a également le droit d’obtenir que vos Données à caractère personnel soient transmises directement à un tiers de son choix (lorsque cela est techniquement possible).

6. Droit d'opposition : une personne a le droit de s’opposer (droit de « retrait ») au Traitement de ses Données à caractère personnel (notamment au profilage ou aux communications commerciales). Lorsque nous Traitons vos Données à caractère personnel sur la base de son consentement, la personne peut retirer son consentement à tout moment.

7. Droit de ne pas faire l'objet de décisions automatisées : La personne a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques lui concernant ou l’affectant de manière significative de façon similaire.

8. Droit d'introduire une réclamation : La personne peut décider d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle du pays dans lequel se trouve sa résidence habituelle, son lieu de travail, où dans le pays dans lequel la violation aurait été commise. Elle a également le droit d’introduire une action en justice devant les tribunaux du pays dans lequel les médiatrices d’EnsoMediation ont leur résidence habituelle.

Si vous avez des réclamations concernant le traitement de vos données personnelles par nous, vous pouvez toujours nous contacter en envoyant un e-mail à contact@ensomediation.be. Si vous n'êtes toujours pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données, à savoir l’Autorité de Protection des Données. Pour plus d’informations, consultez le site web https://www.autoriteprotectiondonnees.be/.

9. Modification

Il est possible que nous mettions ponctuellement à jour la présente politique dans l’hypothèse où nos activités ou nos obligations légales évoluent de manière substantielle. Dans le cas où nous apporterions des changements significatifs à la présente politique, nous publierons une note d’information sur notre Site au moment de l’entrée en application des changements en question.

10. Nous Contacter

Si vous avez des questions ou remarques en lien avec la présente politique de confidentialité ou si vous avez d’autres questions, contactez-nous par email à l’adresse suivante : contact@ensomediation.be.